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来店促進のためにWeb上で予約を受け付けているものの、予約管理をエクセルやスプレッドシートで行っている企業も多いのではないでしょうか。
エクセルやスプレッドシートはコストをかけずに管理できますが、規模が大きくなってくると管理が煩雑化し、不便さを感じることもあるものです。
また、電話やメールでの予約受け付けは、予約が完了する前に連絡が途絶えてしまったり、メールの返信がなかったりと顧客との連絡が取れなくなることもあります。
保険会社が実施した調査では、約4割のユーザーが電話に苦手意識があることがわかりました。
さらに電話に苦手意識があるユーザーの約8割がインターネットで予約するという結果もあるほどです。
予約管理に関して課題を抱える企業におすすめなのが、予約管理システムです。
予約管理システムでは、エクセルやスプレッドシートよりも、予約管理・顧客管理を手軽に実施できます。
予約受付業務の工数削減や、顧客データを活用したマーケティングなどにも役立ちます。
予約管理システムは、トライアル版やフリープランを提供しているベンダーもあるため、まずは無料版を導入し、スタッフに触ってもらい、予約管理システムを検討することも有効な手段の1つです。
本記事では、無料版の予約管理システムについて、概要から実際に使い始めるステップ、メリット・デメリットなどについて解説します。
予約管理システム導入の足慣らしとして、無料で予約管理システムを利用してみてはいかがでしょうか。
目次
予約管理システムとは、サービスの利用を希望する顧客に対してオンラインで予約受付をしたり、顧客管理を行ったりするシステムを指します。
エクセルやスプレッドシートでは、予約情報や顧客情報の管理を一元管理することはできません。
しかし、予約管理システムでは予約情報や顧客情報を一元管理することが可能です。
電話やメール、Web、SNSといった各種チャネルからの問い合わせを1つのシステム内で受付・管理ができます。
複数店舗ビジネスの本部であれば店舗ごとに予約数や来店率をチェックし、来店数の底上げを図ることができます。
予約管理システムの種類は、主に以下の2つです。
予約管理システムでは、24時間予約の受付ができます。
予約の機会損失を防げるので、予約数のアップが実現できるでしょう。
また、予約受付をインターネットで行えることも予約数アップが見込める一つの要因です。
近年では電話での予約が減少し、ネット経由の予約が増加しています。
株式会社TableCheckとポスタス株式会社が共同で調査した外食市場の動向レポート2021によると、電話予約は年々減少しているのに対し、インターネット予約の利用が拡大していることがわかります。
引用元：外食市場の動向レポート2021（TableCheck×POS+）
したがって、インターネット予約の利用者が増加している中で、24時間予約受付が実施できれば、予約数の向上が期待できるようになります。
また、予約管理システムを導入すると、業務の効率化も実現できます。
自動で予約受付ができるため、スタッフが1件1件予約への応対をする必要がありません。
総務省がIoT・AI等のシステム・サービスを導入する目的とその導入効果を調査した結果では、8割以上の企業が「効率化・業務改善」を目的としてIoT・AIなどのシステムやサービスを導入しています。導入した8割以上の企業が効果を実感していることがわかっています。
引用元：令和3年版情報通信白書（総務省）
多くの企業がIoT・AI等のシステム・サービスの導入により業務効率化を実現していることを踏まえると、24時間自動受付が可能な予約管理システムを導入すれば、業務が効率化される可能性が高いのです。
BtoC事業で予約管理システムを本格的に導入している企業としては、以下が挙げられます。
その次に多いのは、以下の企業です。
一口に予約管理システムと言っても、無料版と有料版ではコストや利用できる機能が異なります。
売上を上げ、コストを下げるという観点で言えば、それぞれは以下のように区別することが可能です。
| システム | 特徴 |
| 無料版 | 売上アップにつながりにくいものの、コストを削減できる |
| 有料版 | コストがかかるものの、売上アップに大きくつながる |
それでは、上記を踏まえて無料版と有料版の違いを詳細に解説します。
エクセルなどのツールから移行するに当たって、それぞれの違いを押さえておきましょう。
無料版の予約管理システムは、ランニングコストがかかりません。
主要な予約管理システムを複数リサーチしたところ、なかにはイニシャルコスト（初期費用）が無料で利用できるツールも複数ありました。
有料版は数千円～数万円のランニングコストが発生しますが、利用できる機能数や予約受付のキャパシティ数が無料版よりも格段に多くなります。
基本的に企業規模が大きくなるほど、導入した費用対効果が得られやすくなります。
複数店舗ビジネスの場合は、有料版の導入を検討するのも良いでしょう。
ちなみに、有料版・無料版どちらも導入時の人的コストはさほど変わりません。
ただし、初期設定やマニュアルを読み込む部分に一定の労力が必要となります。
予約管理システムの無料版は、トライアルという位置付けが強く、利用できる機能に制限があります。
例えば、以下のような機能制限があります。
有料版では、複数店舗の一元管理が可能です。
しかし無料版の場合、各店舗につき1つの予約サイトとなり、店舗数に応じて予約サイトが膨れ上がってしまいます。
その結果、管理・分析などが煩雑化してしまうのです。
2店舗以上展開していたり、2名以上の運営担当者が1つのLINEを運用していたりと事業規模が大きい場合は、有料版の方が予約管理システムの導入効果が格段に高くなります。
無料版では、基本的に他ツールとの連携ができません。
既に顧客管理ツールを導入していて予約管理システムと連携したい場合は、有料版を検討する必要があります。
例えば予約管理システムと連携できるのは、以下のツールです。
他ツールと連携ができるようになれば、入力やデータのアップロードなどの工数削減につながり、業務を効率化して予約管理システムの運用が可能となります。
なお、ベンダーやプランごとに連携可能なツールが異なるので、導入前に確認しておきましょう。
ここからは、無料で利用可能な予約管理システムの「RESERVA（レゼルバ）」を例に挙げて、実際に予約管理システムを使い始めるステップを紹介します。
※RESERVA（レゼルバ）」は弊社（Micoworks株式会社）が提供するサービスではありません。
RESERVAは、広告が表示される代わりに機能制限が比較的少なく、無料で多種多様な機能が使用できます。
それでは、スマートフォンでの利用手順について見ていきましょう。
まずは公式サイトのトップページの「無料で予約サイトを作る」を選択し、会員登録画面に遷移します。
画面上の会員情報を入力しましょう。
入力完了後、登録アドレス宛に仮パスワードの記載されたメールが送信されます。
引用元：RESERVA公式サイト
続いて届いたメールに記載されてあるリンクをタップし、会員情報登録ページに移ります。
全ての必要事項を入力すれば、ID登録の完了です。
登録完了後に表示される「RESERVA予約の利用を始める」をタップしましょう。
引用元：RESERVA公式サイト
前述の操作により、予約サイト作成画面に遷移します。
まずは、予約サイトのタイプを選びます。
6種類のタイプがあるので、自社のサービスにあった項目を選択しましょう。
引用元：RESERVA公式サイト
予約サイトのタイプを選択したら、次はビジネス情報の登録です。
画面上の案内に従って店舗やサービスの情報を入力していきます。
入力した情報は後から修正可能です。
引用元：RESERVA公式サイト
全ての項目を入力したら、基本設定の完了です。続いて「高度な設定」の入力に移りましょう。
高度な設定では、カテゴリ設定や会員機能設定、顧客項目設定・予約時アンケート設定などが行えます。
引用元：RESERVA公式サイト
ここまでの入力を終えれば、初期設定が完了となります。
管理画面では、本日の来店・来場件数や問い合わせ数などの状況の確認が可能です。
作成した予約サイトは、GoogleカレンダーやWordPressで作成したWebサイトと連携できます。
また、作成後の予約サイトには、パソコンやスマホ、タブレットなどのデバイスからログインすることが可能です。
引用元：RESERVA公式サイト
LINE公式アカウントや自社のWebサイトがあれば、作成した予約サイトを掲載しましょう。
予約サイトを掲載することで、実際に顧客から予約を受け付けられます。
以下は予約サイトのサンプル例です。
引用元：RESERVA公式サイト
ここからは、予約管理システムを無料で使う場合のできること・できないことを詳しく解説します。
無料版の予約管理システムでは、予約業務に関する基本的な機能を利用できます。
例えばRESERVAであれば、以下の機能を無料で利用可能です。
多くの予約管理システムでは、リマインドメールの送付機能が無料版で提供されています。
例えば予約日時が近づいている顧客に対して、「ご予約は◯月◯◯日10時00分です」といったリマインドメールが自動送信されます。
リマインダー機能により、予約済みの顧客に対して再度動機付けできるため、当日の来店キャンセルを防ぐことが可能です。
ただし「来店日の◯日前に送付する」といった細かな日時設定やメールの文言変更などは、基本的に無料版では利用できません。
詳細な設定を行いたい場合は、有料プランを検討しましょう。
予約管理システムでは、予約履歴などの情報の蓄積が可能です。
顧客ごとに予約履歴や利用したプランなどがわかれば、利用回数の多い顧客に対して、予約時に「いつもありがとうございます」などのメッセージ配信を実施できます。
顧客の利用頻度にあわせた施策を実施することで、顧客満足度向上につなげられます。
ただし、無料版の予約管理システムでは、顧客情報の保管期間が短期であったり、他ツールとの連携ができなかったりする場合があります。
予約管理システムを利用する前に、どのような情報を利用したいのかを明確にしておきましょう。
予約管理システムによっては有料版と同じ機能であるものの、広告が表示されるシステムもあります。
広告が表示される場合は、ユーザーにとって利便性が悪いと判断される可能性もあります。
顧客が利用する予約サイトの見た目やボタンなどから、ユーザビリティに問題がないかを確認しましょう。
また、有料版の予約管理システムに比べて、無料版は決済手数料が高くなっている場合もあります。
決済手数料とは、予約の決済が発生する度に予約管理システム提供会社に支払う手数料のことです。
例えばRESERVAでは、決済手数料が決済金額の4.9%に設定されています。
有料版の予約管理システムでは、以下のようなオプション機能が提供されています。
しかし利便性の高いオプション機能は、無料版では使えないケースがほとんどです。
マーケティングに役立つ機能や業務効率化につながるオプション機能を利用できないのは、無料版の大きなデメリットと言えるでしょう。
無料版では、予約管理システムとLINEなどの他ツールとの連携ができないケースが多くなっています。
したがって、現在LINE公式アカウントや顧客管理ツールを利用している場合は、基本的に無料版では予約管理システムと連携ができません。
全店舗で行うキャンペーンなどの配信をする際に、各店舗のLINE公式アカウントなどと提携ができていれば効率よく全体に情報発信が可能です。
複数店舗を展開している企業においては、他ツールとの連携ができないのは欠点と言えます。
予約管理システムは、無料版ではコストがあまりかからないものの売上げ増大効果が低く、有料版ではコストがかかるものの売上げ増大効果が高い特徴があります。
それでは、上記のポイントをおさえて予約管理システムを無料で使うメリットとデメリットを紹介しましょう。
無料版は、コストをかけずに予約管理システムを使うことが可能です。
ただし、無料版であっても、初期導入にあたってマニュアルを読み込んだり、初期設定をしたりする工数が発生します。
トライアルとして無料版を利用する場合であっても、闇雲にシステムを導入することはおすすめできません。
導入に当たり、ある程度の工数がかかることを踏まえ、長期的に利用できる自社に適したシステムを選びましょう。
無料版の予約管理システムを導入し、試験的に運用すれば、自社にとって必要な機能を把握できます。
機能や利用料金などを入念に調べても、どのシステムが自社に最適なのか、実際に利用してみないと判断することが難しいものです。
しかし無料版で実際に一度試してしまえば、自社にとって必要な機能がわかります。
無料版を試験運用する際には、所感を記録するようにしましょう。
特に複数店舗を統括する部署の場合、現場が予約管理システムを使いこなせるかどうかは、システム選定の上で重要です。
本格的に導入する前に、現場スタッフに触ってもらい、使いこなせるかを確認してから導入を進めましょう。
無料版の予約管理システムは、トライアル運用が可能なので、有料版に比べて導入のハードルが下がります。
「実際に使用して操作感を知りたい」「スピーディーに導入したい」という方に打って付けです。
有料版であれば導入コストがかかるため、入念な検討が必要となり予約管理システムの導入が遅れてしまうリスクがあります。
無料版では、機能制限がかかってしまう点がデメリットです。
例えば、RESERVAの無料版では、以下のような機能制限があります。
予約リマインドメール機能やサンキューメール機能が使えないことは、顧客満足度の低下につながる恐れがあります。
予約日時のリマインドや予約へのお礼メールは、顧客に安心感や信頼感を与える上で効果的です。
また、2店舗以上展開したり、2名以上の運営担当者が1つのラインを運用したりする事業規模の場合、無料版では多店舗統合管理機能に対応できないため、注意が必要です。
RESERVAのように、無料版でも予約サイトを複数作れる予約管理システムはありますが、基本的に統合管理（一元管理）はできません。
統合管理ができなければ、管理が煩雑化してしまい、効率的な予約管理の運用ができなくなってしまいます。
予約管理システムをトライアル運用したものの、自社のワークフローになじまず、導入をやめる場合もあります。
無料版の予約管理システムであってもシステム変更時には、新たなシステムの導入で運用方法を新たに覚える人的コストが生じてしまいます。
システム変更時には再度新しいシステムの理解や社内教育が必要です。
また、入れ替え時には社内調整も別途発生するため、新システム採用の稟議や打ち合わせなどに一定のコストが生じます。
月額利用料は無料であるものの、導入後の変更で新たなコストが発生してしまうのが、無料版のデメリットと言えるでしょう。
無料版では、導入時のサポート以外は、基本的にベンダーのサポート対応を受けられないのが一般的です。
社内の社員やスタッフのITリテラシーが低い場合や、予約管理システムを用いた効果的な運用ノウハウを有していない場合には、サポートの乏しさは障害となりえます。
予約管理システムを無料で使う際には、注意点もあります。
予約管理システムを無料で利用する上での注意点を3つ紹介します。
無料の予約管理システムが、永続的に利用できるとは限りません。
ベンダー側の状況によっては、無料版の廃止や利用できる機能の変更などが起きる可能性もあります。
機能のアップデートやプラン変更などにより機能が一部縮小・制限されたり、無料プラン自体がなくなったりしてしまうリスクが、無料版にはあることに留意しておきましょう。
無料版の予約管理システムでは、以下のような機能制限があります。
無料版の予約管理システムを選定する際には、自社で使いたい機能が無料で使えるのかをよく確認しましょう。
無料版の予約管理システムでは、決済手数料の有無にも注意しましょう。
顧客が支払うごとに決済手数料が発生する場合は、導入コストが無料であっても結果的に多大なコストが発生してしまうケースもあります。
また、広告表示の有無にも注意が必要です。
広告が表示されると社員の業務の妨げや顧客の利便性が低下する可能性があります。
無料版の予約管理システムを検討する際には、決済手数料や利便性なども考慮しましょう。
予約管理システムの導入により、オンラインでの予約受付・管理が可能となり、予約数の向上が見込めます。
無料版は、導入のハードルが下がるため、トライアルとしては打って付けです。
予約管理システムを本格的に運用し、来店率向上や業務効率化につなげたい方は、有料版を検討するとよいでしょう。
MicoCloudは、LINE公式アカウントの機能を拡張するマーケティングツールです。LINEのチャット機能を使ってお問い合わせ受付をすることや、顧客管理ができます。
LINEを活用した業務効率化なら弊社までお問い合わせください。
※MicoCloudで予約管理機能のサービスは提供しておりません。別途予約システムアプリ等と連携する必要があります。
Micoworks株式会社
ビジネスマーケティング部 Director
大手Web制作会社にてチーフデータアナリストとして、DMPの構築および活用支援、広告運用の業務に従事。マルケトではシニアビジネスコンサルタントとして業種業界を問わず、大手企業から中小企業まで、MAツールの導入や戦略構築支援を行う。 その後、複数の事業会社で大規模カンファレンスの企画運営や、オウンドメディアの構築などのマネジメント、アジアパシフィック地域のマーケティング戦略立案や広報活動など幅広い業務を経験し、現在に至る。
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